Todas as empresas precisam comprovar o cumprimento de suas obrigações legais. Em todos os casos, a comprovação do cumprimento
de uma obrigação se dá por meio de documentos, informações, dados ou fatos. Por isso, é importante fazer a guarda e conservação das evidências.
Esse processo de guardar todos os registros que comprovam o cumprimento das obrigações também pode ser chamado de guarda de evidências. E vale destacar que evidências podem ser necessárias para fazer frente a uma ação judicial, fiscalização ou questionamentos em geral. Dessa forma, é crucial que as empresas armazenem os documentos e registrem o cumprimento de suas obrigações, para que tenham essas evidências.
Sendo assim, todos nós, colaboradores e colaboradoras da Previdência Usiminas, devemos ficar atentos quanto à guarda das evidências que comprovam o cumprimento das obrigações da nossa Entidade. Esse cuidado é ainda mais importante para aqueles membros da equipe que são responsáveis pelo cumprimento de obrigações próprias presentes no Calendário Abrapp e de obrigações legais aplicáveis à nossa Entidade.
O QUE É UMA EVIDÊNCIA
Agora que você já entendeu a importância desse procedimento, é importante saber o que é uma evidência – afinal, iremos precisar delas para cumprir as obrigações legais da nossa Entidade!
Segundo o Dicionário Aurélio, evidência é o “caráter de objeto de conhecimento que não comporta nenhuma dúvida quanto à sua verdade ou falsidade”. Conforme explicado no artigo “Evidência: o que é, para que serve e como ir da que temos para a que queremos?” – dos autores Ricardo Paes de Barros, Daniel D. Santos, Diana Coutinho e Camila M. M. Soares –, descrever evidência é ligar a sua relação com a “certeza” e “ausência de dúvida”. Sendo assim, a evidência está relacionada à certeza e nunca pode ser “relativa”; deve ser sempre “absoluta”. De acordo com o artigo, podemos dizer ainda que algo que dá margem a dúvidas nunca poderá ser classificado como evidência. Assim, evidência é a existência de algo, com provas.
E aí entendeu? Ou bugou tudo? Não se preocupe! A seguir, daremos um exemplo simples de como identificar uma evidência:
Cecília prometeu para a sua mãe, a dona Judite, que iria fazer um bolo especialmente para o seu aniversário. Ao chegar em casa, dona Judite avistou um lindo bolo de chocolate com a cobertura escorrendo em suas bordas e, em cima, havia vários pontos vermelhos, que, olhando mais de perto, ela identificou que eram pedaços de morangos.
A noite foi deliciosa. Elas brindaram o dia e curtiram a companhia uma da outra nesta data especial. Mais para o finalzinho da noite, Judite agradeceu o carinho da filha e falou que o bolo da confeitaria “Doce Vida” estava notadamente especial.
Ué, mas como assim? Não foi Cecília quem preparou o bolo?! Elementar, meu caro Watson!
Vamos às evidências:
- Judite percebeu que o leite continuava aproximadamente com a mesma quantidade, ou seja, a sua filha não tinha usado.
- Havia uma embalagem do bolo da confeitaria na lixeira.
- E a última evidência, mas não menos importante: a mensagem que Judite recebeu do banco pelo celular avisava que a filha havia comprado algo na confeitaria por R$50,00.
Como negar esses fatos? Tudo foi comprovado! Pois é… Mas e quando eu recebo uma solicitação de evidências de atividades que eu fiz? Como eu posso comprová-las? Veja a seguir!
COMO FAZER A GUARDA DE EVIDÊNCIAS
- Identifique o processo da atividade que está sendo solicitado a evidência.
- Para isso, você deve levantar todos os documentos, informações, conclusões e cálculos sobre os quais estão integrados na atividade que você desenvolveu.
- Então, você deve examinar bem o que está sendo solicitado, para que possa fazer a comprovação dos fatos do que você realmente cumpriu aquela atividade.
- Pronto! Identificado esses dados, você pode tranquilamente responder a solicitação, informando que a atividade foi desempenhada, quando (data) o procedimento foi feito e como foi feito (qual ou quais meios utilizou para isso).
GUARDA DE EVIDÊNCIAS NA PREVIDÊNCIA USIMINAS
Novas regras passaram a ser praticadas na Previdência Usiminas em outubro deste ano para a realização da guarda de evidências relativa ao cumprimento de cada obrigação. Para isso, foi criado o seguinte e-mail: evidencia@previdenciausiminas.com.
O e-mail funciona como um receptáculo de evidências. Por isso, apenas os colaboradores e colaboradoras da Previdência Usiminas responsáveis pelo cumprimento de obrigações próprias presentes no Calendário Abrapp e de obrigações legais aplicáveis à nossa Entidade devem enviar mensagens com as evidências para o referido e-mail. Além disso, o e-mail será utilizado para a auditoria interna periódica, não sendo acompanhado pela equipe para outras finalidades.
Você ainda ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Entre em contato com a equipe da Gerência de Compliance e Governança da Previdência Usiminas!
Fonte: “Evidência: o que é, para que serve e como ir da que temos para a que queremos?”
