O e-mail é uma ferramenta de comunicação muito importante dentro das empresas. Afinal, ao enviar um e-mail corporativo, os colaboradores e colaboradoras estão representando a instituição na qual trabalham. Dessa forma, a forma como os e-mails são escritos e estruturados impactará tanto a imagem do profissional que assina a mensagem quanto a da empresa. Por isso, é muito importante tomarmos alguns cuidados na hora de elaborar um e-mail.
Pensando nisso, trouxemos seis dicas para escrevermos um e-mail corporativo de forma adequada. Confira!
- Assunto: preencha adequadamente o campo de “Assunto”, sendo bem claro e objetivo, para que o destinatário consiga entender rapidamente do que se trata o e-mail. Uma dica é preencher esse campo por último, quando a mensagem já estiver sido estruturada. Assim, você aumentará as chances de ser mais assertivo nesse quesito.
- Saudação: seja cordial e respeitoso na hora de escolher a saudação. Lembre-se de ser educado e coerente com o tipo de saudação escolhida para aquele destinatário. Verifique, por exemplo, se é o caso de iniciar a mensagem com “Prezado”, “Caro”, “Ilustríssimo Sr.” ou se pode cumprimentar diretamente com um “bom dia” ou “boa tarde”. Quando o e-mail for direcionado a uma pessoa específica, é válido utilizar o nome dela na saudação.
- Linguagem: em geral, ao enviar um e-mail corporativo, é indicado utilizar uma linguagem mais formal. Afinal, trata-se de uma relação profissional. Dependendo do nível de proximidade e do assunto a ser tratado, em algumas situações, é possível ser um pouco mais informal. Contudo, sempre evite utilizar gírias e abreviações de palavras (vc, tb, ctza, tá etc.). Uma dica é também ser cordial em sua mensagem, utilizando palavras como “obrigado” e “por favor”.
- Organização das informações: uma mensagem precisa ter início, meio e fim. Por isso, certifique se você conseguiu construir um entendimento ao longo do texto, desenvolvimento bem as ideias, de forma clara e objetiva. Para isso, uma dica é escrever a mensagem na ordem direta.
- Gramática e ortografia: fique atento em relação à concordância gramatical, à escrita correta e à acentuação das palavras e. Em caso de dúvidas, consulte o dicionário e peça ajuda a um colega para auxiliar na revisão gramatical do texto.
- Encerramento do e-mail: termine a mensagem de forma cordial, utilizando palavras como “atenciosamente” e “cordialmente”, de preferência sem abreviações. Lembre-se também de se colocar à disposição para esclarecer dúvidas e agradecer a atenção ou a parceria daquele destinatário.
Gostou das dicas? Então, que tal começar a colocar todas em práticas e, assim, garantir uma boa elaboração dos e-mails corporativos?!
