Já faz parte da rotina da nossa equipe realizar reuniões de forma on-line, utilizando a plataforma Teams. Pensando nisso, trouxemos cinco dicas de ouro para ajudar a você aprimorar o uso da plataforma e, assim, garantir que os encontros virtuais tenham ainda mais sucesso. Confira!
1. Ative a câmera
Uma dica é ativar a sua câmera, caso seja possível e você tenha este recurso. Assim, será possível ver os rostos das pessoas. Essa atitude contribui para que haja uma melhor interação com os convidados da reunião e ajuda a dar a sensação de estarem todos na mesma sala.
Para usar a câmera, é recomendável fazer um teste de visualização do vídeo. Para isso, antes de ingressar na reunião, clique no ícone da câmera para ativá-la, conforme destacado com um círculo amarelo na imagem abaixo. Assim, você poderá ter uma prévia sobre como ficará no vídeo e ajustar a posição de modo que todos possam ver o seu rosto.
Nesse momento, é possível também configurar o fundo da tela na opção “Filtros de tela de fundo”, selecionando a opção de desfoque ou outros efeitos. É possível ainda adicionar um fundo personalizado na opção “Adicionar nova”.
2. Use fones de ouvido
O uso de fones de ouvido é muito importante para manter o sigilo das reuniões quando há a presença de outras pessoas ao redor. Afinal, assim, evitamos que outras pessoas escute a conversa.
Além disso, utilizar fones de ouvido melhora a qualidade do som, evitando que haja o retorno ou eco, isto é, que a pessoa do outro lado escute ela mesma durante a reunião. O acessório evita ainda que os participantes da reunião escutem sons indesejados, como ocorre ao utilizarmos o áudio do notebook ou computador que costumam captar, por exemplo, o ruído da digitação.
É interessante também configurar a opção de áudio que você irá usar antes de entrar na reunião. Para isso, basta escolher uma das opções do lado direito da tela de início antes do ingresso na reunião. Conforme destacado na imagem abaixo, caso opte por utilizar o som do computador, também é possível configurar o volume do som.
3. Prefira um lugar silencioso
Dê preferência a um lugar silencioso para participar da reunião on-line. Caso tenha algo que possa fazer barulho no ambiente, como conversas de outras pessoas e latidos de animais de estimação, feche a porta se possível.
E, caso você esteja no escritório e precise participar de uma reunião on-line, verifique se há alguma sala vaga que possa utilizar durante esse período. Assim, o barulho da reunião não irá atrapalhar os demais colegas que não participarão do encontro virtual.
4. Teste a videoconferência com antecedência
Para não ser pego de surpresa, outra dica é convidar um colega da equipe para ingressar em uma reunião com o objetivo de verificar se tudo está funcionando bem. Nesse momento, teste o funcionamento do vídeo e do áudio.
Aproveite e teste também o compartilhamento de tela, para caso tenha que ajustar o zoom da apresentação que será mostrada aos convidados da sua reunião.
5. Escolha o formato para ver seus colegas
É possível ainda, personalizar as opções de layout de vídeo para a reunião. Para isso, ao entrar na videoconferência, selecione “Mais opções” (…) e escolha uma das opções abaixo, conforme indica o portal do Microsoft:
Galeria: este é o modo de exibição padrão que mostra o layout de vídeo 3×3.
Galeria grande: este é um layout de vídeo 7×7 que permite que você veja até 49 pessoas ao mesmo tempo. Para isso, é preciso que, no mínimo, 10 pessoas estejam com a câmera ativada. Se não houver um vídeo de compartilhamento, a Galeria grande não poderá ser selecionada no menu.
Modo juntos: este layout permite que você sinta que está no mesmo espaço compartilhado com todos na reunião. Selecione “Alterar” a cena para mudar a tela de fundo para todos. É importante saber que essa opção ficará disponível apenas se houver pelo menos cinco pessoas na reunião.
Conforme a imagem acima, é possível ainda alterar a forma de apresentação da tela de visualização das pessoas presentes, escolhendo umas das seguintes opções: Galeria na parte superior; Foco no conteúdo; ou Tela inteira.
Gostou das dicas? Então, bora praticar todas elas e, assim, garantir êxito em suas reuniões de trabalho!
