Você sabe como fazer a prestação de contas relativas às despesas de viagens e do uso do cartão de crédito corporativo? É importante que todo o time conheça o Normativo nº 11 “Solicitação de viagens/deslocamentos, prestação de contas e treinamentos”, para que saiba como seguir o procedimento de forma correta, seguindo as orientações contidas no documento.
Após realizar a viagem a trabalho, é necessário providenciar a elaboração da prestação de contas por meio do Formulário de Prestação de Contas, disponibilizado pela área de Compras e Serviços Gerais. Na listagem de normativos, também há o link para baixar esse arquivo no campo “Formulário”. Para baixar o formulário, você também pode clicar aqui!
Caso seja autorizado o uso do cartão de crédito corporativo para outros fins, também é preciso fazer a prestação de contas por meio do mesmo formulário.
PREENCHENDO O FORMULÁRIO
No Formulário de Prestação de Contas, é preciso descrever todos os gastos efetuados por meio do cartão de crédito corporativo. Caso tenha utilizado recurso próprio, descreva os gastos no campo de “Despesas – Reembolso”. Lembre-se de colocar a data e o valor relativos a cada despesa. Também é preciso colocar o horário de ida e volta da viagem.
É necessário ainda apresentar os comprovantes de todas as despesas, sejam elas feitas com recursos próprios ou com o cartão de crédito corporativo.
APROVAÇÃO DO GESTOR
Todos os comprovantes precisam ser digitalizados e enviados junto ao formulário para o seu gestor para avaliação e aprovação.
ENVIO À ÁREA DE COMPRAS E SERVIÇOS GERAIS
Após o de acordo do gestor, é preciso encaminhar para área de Compras e Serviços Gerais o e-mail com a aprovação do gestor, bem como o Formulário de Prestação de Contas e todos os comprovantes das despesas digitalizados.
PRAZO-LIMITE DE ENVIO
Após a data de retorno informada na solicitação de viagem do empregado, o prazo para conclusão da prestação de contas, inclusive com a aprovação gerencial, é:
- até o 10º dia útil para viagens nacionais;
- até o 30º dia corrido para viagens ao exterior.
Atenção: despesas apresentadas fora desse prazo não serão reembolsadas. Portanto, fique atento ao prazo. A dica é fazer a prestação de contas assim que retornar da viagem a trabalho.
LIMITE PARA DESPESAS COM ALIMENTAÇÃO E HOSPEDAGEM
O valor de referência limite para alimentação em viagens a serviço dentro do Brasil é R$ 150 por dia, incluindo almoço e jantar – por exemplo, quando o colaborador pernoitar no local. Caso seja necessário fazer apenas uma refeição (almoço ou jantar) – ou seja ida e volta no mesmo dia –, a soma dos gastos com alimentação será de no máximo R$ 75 (valor de referência).
Nos casos de viagens no país em que o horário de início ou fim da viagem for antes ou após o horário de trabalho de onde é lotado o viajante, ele terá direito também a lanche no valor de referência unitário de até R$ 35.
No Normativo 11, há também os valores de referência para viagens feitas para o exterior e demais informações que devem ser cumpridas obrigatoriamente por todos os colaboradores e colaboradoras.
Clique aqui e leia o Normativo 11 na íntegra!
