Neste mês de setembro, foi realizado o treinamento interno “Calendário de Obrigações e a Produção e Guarda de Evidências”. O treinamento foi conduzido pela Analista de Compliance e Governança e gestora do Calendário de Obrigações, Ana Paula Muniz, e pela Especialista em Compliance e Governança, Isabela Duarte. Vale destacar que o treinamento foi destinado somente aos colaboradores e colaboradoras da Previdência Usiminas responsáveis pelo cumprimento de obrigações próprias presentes no Calendário Abrapp e de obrigações legais aplicáveis à nossa Entidade.
Conforme explicado durante o treinamento, o Calendário de Obrigações é um sistema oferecido às entidades associadas à Abrapp. Por meio do Calendário, é possível saber todos os prazos estabelecidos pela legislação vigente para o regime de previdência complementar fechado. Dessa forma, o Calendário possibilita o controle do cumprimento dos prazos por meio de mensagens de alerta enviadas aos profissionais designados pela Entidade.
Obrigações legais e obrigações próprias
O objetivo do uso do Calendário de Obrigações é auxiliar os colaboradores da Previdência Usiminas a monitorar o cumprimento das obrigações legais, bem como das obrigações internas (próprias) da Entidade.
Como foi esclarecido durante o treinamento, as obrigações legais são aquelas definidas pelos órgãos competentes e cadastradas pela própria Abrapp no sistema. Por isso, as suas informações não poderão ser alteradas pelos usuários.
Já as obrigações próprias podem ser criadas pelo gestor do Calendário após a solicitação de qualquer usuário. Assim, essas obrigações são disponibilizadas para utilização de outros usuários, por meio da função “associação”. Conforme explicado no treinamento, neste item, é possível incluir quaisquer rotinas sobre as quais deve haver algum controle de prazo e execução pela Entidade.
“Gostaria de ressaltar a importância em cumprir as obrigações. É importante enxergarmos o Calendário como uma ferramenta amiga, pois nos ajuda na organização das nossas atividades diárias e facilita o monitoramento do cumprimento das mesmas. A gestão do Calendário é de responsabilidade da área de Compliance e Governança. Porém, para que ele esteja sempre atualizado, é necessário a atenção, feedback e o uso correto por parte de todos os usuários”, destaca a colaboradora Ana Paula.
Guarda de evidências
Os participantes do treinamento também aprenderam sobre as novas regras que deverão ser praticadas a partir de 1º de outubro para a realização da guarda de evidências relativa ao cumprimento de cada obrigação. Para isso, foi criado o seguinte endereço eletrônico: evidencia@previdenciausiminas.com.
O e-mail funcionará como um receptáculo de evidências. Por isso, apenas os colaboradores responsáveis pelo cumprimento das obrigações devem enviar mensagens com as evidências para o referido e-mail. Além disso, o e-mail será utilizado para a auditoria interna periódica, não sendo acompanhado pela equipe para outras finalidades.
Dessa forma, dúvidas, explicações ou qualquer outro comentário deverão ser enviados para os e-mails da equipe da gerência de Compliance e Governança da Previdência Usiminas.
“Com a pandemia, o teletrabalho foi iniciado de forma repentina em muitas empresas, que tiveram rupturas em alguns processos como, por exemplo, a prática de imprimir e guardar documentos em pastas físicas. Esse novo procedimento visa resgatar o hábito de gerar e guardar as evidências do cumprimento de obrigações, porém, em um novo formato, no ambiente virtual. O receptáculo funcionará como um grande arquivo digital, trazendo facilidade e segurança quando alguma evidência desses processos for requerida”, esclarece a colaboradora Isabela.
Confira a seguir um resumo a respeito das novas regras para a guarda de evidências:
- Antes de baixar qualquer obrigação no calendário Abrapp, seja legal ou própria, a evidência deverá ser enviada para o e-mail: evidencia@previdenciausiminas.com. No corpo do e-mail, deverá ser colada a descrição e vencimento da obrigação.
- Nenhuma evidência deverá ser anexada ao sistema do calendário.
- Dúvidas, explicações, ou qualquer outro comentário deverão ser enviados para os e-mails da equipe da gerência de Compliance e Governança. Esse e-mail será utilizado apenas para guarda das evidências e auditoria interna periódica, não sendo acompanhado pela equipe para outras finalidades.
- Nenhuma obrigação poderá ser baixada sem o prévio envio da evidência para o e-mail criado para este fim.
- A obrigação deverá ser baixada imediatamente após o envio da evidência, pelo mesmo colaborador que enviou a evidência.
- As evidências não deverão ser enviadas para os e-mails dos colaboradores da equipe gerência de Compliance e Governança.
- As novas regras começarão a valer a partir de 1º/10/2021.
Material do treinamento
Para relembrar o conteúdo do treinamento, acesse o PDF da apresentação na pasta G/COMUM/Comunicacao e clique no documento “Treinamento – Calendário de Obrigações”.
